È obbligatorio un registro di protocollo condominiale?
Buongiorno amici di Condominioweb, vorrei sapere se l'amministratore di condominio è tenuto ad avere un registro di protocollo lettere ed in una eventuale raccomandata a mano riportare il numero di iscrizione in protocollo entrata.
Il registro di protocollo, dice il vocabolario della lingua italiana, è quel documento in uso presso le pubbliche amministrazioni e le aziende private nel quale si annotano, in ordine cronologico la corrispondenza in entrata ed in uscita (Fonte: dizionario enciclopedico Treccani https://www.treccani.it/vocabolario/protocollo/).
In sostanza ad ogni missiva in entrata ed in uscita viene abbinato un numero ed una data che la identificano univocamente.
Un esempio chiarirà questo concetto: Tizio scrive all'amministratore del proprio condominio. La missiva perviene presso l'ufficio dell'amministratore il giorno 1 febbraio 2015 e l'ufficio le darà il numero di riferimento successivo a quello dell'ultimo documento in entrata. Così se quello precedente aveva il numero 100 dell'anno 2015, la lettera di Tizio avrà il numero 101 con data di arrivo 1 febbraio 2015.
Allo stesso modo si avrà un protocollo per le lettere in uscita. Nulla vieta che il protocollo possa essere unico, ma per una più ordinata catalogazione della corrispondenza è bene che vi siano due progressivi, uno per le lettere ricevute, l'altro per quelle inviate.
L'utilità del registro di protocollo sta nel fatto che ogni documento inerente la corrispondenza viene così individuato in modo univoco e, specie negli uffici di grosse dimensioni, se ne rende più semplice l'individuazione e la comunicazione tra gli addetti a quello studio. (L'elenco di tutti i documenti che l'amministratore uscente deve consegnare.)
Il registro di protocollo, tuttavia, non è obbligatorio. Il codice civile, all'art. 1130 nn. 6 e 7 c.c., specifica che l'amministratore deve tenere:
a) il registro di anagrafe condominiale;
b) il registro dei verbali;
c) il registro di nomina e revoca degli amministratori;
d) il registro di contabilità.
Del registro di protocollo nessuna traccia; l'amministratore è tenuto a conservare la corrispondenza intercorsa con i condòmini e comunque quella riguardante il condomino assieme a tutta la documentazione inerente la singola compagine, senza essere però obbligato ad effettuare una catalogazione sistematica delle missive.
L'eventuale tenuta di questo registro, quindi, potrà avvenire secondo due modalità:
a) un registro di protocollo specificamente riferito al condominio;
b) un registro di protocollo del suo studio.
Nulla vieta che il regolamento condominiale possa contenere delle norme riguardanti la tenuta di questo registro. Ai fini pratici, tuttavia, esso ha solamente l'utilità di cui si diceva in precedenza, poiché la certezza della ricezione della comunicazione non è data dal protocollo ma dalla firma di ricezione che può essere apposta su una copia del documento nel caso di consegna a mano o dalla firma sull'avviso di ricevimento nel caso di comunicazione a mezzo raccomandata, o comunque da quei sistemi di certificazione della consegna delle comunicazioni riguardanti PEC e fax.
I diversi registri introdotti dalla riforma del condominio.
Articolo di Avv. Alessandro Gallucci
Fonte www.condominioweb.com